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Datenschutzerklärung

Gespeichert werden Konto, Aufträge, Originale und Rückmeldungen. Inhalt und Metadaten haben unterschiedliche Fristwege. Fehlende technische Nachweise sind unten ausdrücklich benannt.

Betreiber: divo Integration GmbH
Anschrift: Am Rathaus 11a, 15366 Neuenhagen
Vertretung: Geschäftsführer Dirk Vogel
E-Mail: d.vogel@divo-group.de
Telefon: 01601013758
Registergericht: Amtsgericht Frankfurt/Oder
Handelsregisternummer: HRB 17996

Aufbewahrungsfristen

Technischer Stand der Aufbewahrung
Datenklasse	Frist
Originale	90 Tage ab Annahme für den Originalinhalt; Zeilen mit dem Auftrag oder nach 24 Kalendermonaten ab Annahme im Bestandslauf.
Excel-Ausgaben	1 Tag ab Export für die Datei; Metadaten mit dem Auftrag nach 24 Kalendermonaten im Bestandslauf.
Aufträge und Wagenzeilen	24 Kalendermonate ab Auftrag; auftragslose Wagen ab Anlage. Entfernung im stündlichen Bestandslauf.
Konten	30 Tage nach dem Austrittsdatum; stündlicher Fristlauf.
Sitzungen	12 Stunden nutzbar; Zeile nach Ablauf plus 24 Stunden im stündlichen Bestandslauf entfernt.
Anmeldeereignisse	Kein technischer Nachweis einer automatischen Aufbewahrungsfrist.
Rail-AI-Seitentext und Antwortlauf im RAM	Bis Prozessende oder zugriffsabhängiger Bereinigung: DEMO 90 Tage, Echt 30 Tage ab Gesprächsbeginn; kein stündlicher RAM-Löschlauf.
Rail-AI-Gespräche und Fragemetadaten	DEMO 90 Tage, Echt 30 Tage ab Speicherung; Fragemetadaten mit dem Gespräch. Kontogebundene Löschwege bleiben bestehen.
KI-Hinweis-Bestätigung	bis zum Ende des Kontos
Feedback, Wagen-, Auftrags- und Auskunftsaudit	90 Tage ab Ereignis im stündlichen Fristlauf.
Logs und Metriken	Kein technischer Nachweis einer automatischen Frist oder der physischen Entfernung. Protokolle enthalten technische Angaben zum Betrieb; bei Fehlern können technische Fehlerdetails entstehen.
Register erledigter Entfernungen	13 Kalendermonate ab Entfernung; stündlicher Bestandslauf.
Sicherungen und Sicherungsarchive	Kein technischer Nachweis einer automatischen Aufbewahrungsfrist oder physischen Entfernung. Hostaufbewahrung ist nicht gemessen.
Rückweg-Abzüge	Die zwei jüngsten Abzüge bleiben, längstens 90 Tage; täglicher Löschlauf.
Allgemeine Rail AI: Frage, Dateien und Antwort	Nur während der Bearbeitung im Arbeitsspeicher von Server und Rail-AI-Rechner; keine Speicherung. Der Verlauf liegt nur in der geöffneten Seite.

Für einzelne Aufträge kann ein Löschstopp gesetzt werden. Original, Excel-Datei, Auftrag und Wagen bleiben dann über die Frist hinaus erhalten. Ab dem eingetragenen Vertragsende ruhen diese Fristen, bis das Datum zurückgenommen wird.

Verarbeitungsorte

Die Anwendung läuft auf einem Server bei IONOS in einem Rechenzentrum in Berlin (Deutschland). Rail AI läuft auf einem eigenen Mac des Betreibers in unserem Büro in Neuenhagen; der Server erreicht ihn nur über einen privaten, verschlüsselten Verbindungsweg (Tailscale). Das Lesen von Dokumenten läuft ebenfalls auf einem eigenen Mac des Betreibers, erreichbar nur über den privaten Verbindungsweg (Tailscale).

Rail AI

Antworten von Rail AI erzeugt eine KI. Sie können falsch sein. Maßgeblich ist das Original.

Allgemeine Fragen an Rail AI: Im Fenster „Allgemeine Fragen“ können angemeldete Disponenten und Mandantenadministratoren Fragen zu jedem Thema stellen und Dateien beifügen (Text, CSV, PDF, Word, Excel; Bilder nur, wenn freigeschaltet). Frage und Dateien gehen verschlüsselt an unseren Server bei IONOS in Berlin und von dort über den privaten Verbindungsweg (Tailscale) an einen eigenen Dienst auf unserem Rechner im Büro in Neuenhagen. Dort erzeugt ein KI-Modell die Antwort; ein externer KI-Anbieter ist nicht beteiligt. Dateien prüft der Server vorher auf Viren und aktive Inhalte. Frage, Dateien und Antwort liegen nur während der Bearbeitung im Arbeitsspeicher und werden weder in der Anwendung noch in diesem Dienst gespeichert. Der Gesprächsverlauf bleibt nur in der geöffneten Seite und ist nach Schließen oder Neuladen weg. Die Antwort ist KI-erzeugt und ohne Beleg.